Pour votre contrat santé collectif, sont édités plusieurs appels de cotisation : le vôtre en tant que chef d’entreprise et ceux de vos salariés. Quelques explications pour mieux comprendre comment ils sont émis.

Vos appels de cotisations sont édités « à termes échus ». Qu’est-ce que cela signifie ?

Une cotisation dite « à termes échus » est une cotisation demandée par l’assureur à l’issu de la période concernée : le paiement ne concerne pas la période à venir, il concerne la période qui vient de s’écouler.
 

Comment fonctionne l’émission de l’appel des cotisations à termes échus ?

Pour vous, « chef d’entreprise »

Chez Swiss Life, nous distinguons deux types de situations :

  • L’entreprise utilise la DSN

    Le terme est émis en fonction des données de cotisations complétées via la DSN que nous réceptionnons mensuellement.
    Notre émission de terme s’effectue 1 seule fois par trimestre civil, vers le 16-17 du mois suivant la période à émettre.

    Un ajustement annuel des cotisations est envoyé au cours du 1er semestre pour l’exercice N-1.
DSN
DSN

Légende : 1T : un trimestre - PA : prélèvement automatique - DSN : Déclaration Sociale Nominative

Bon à savoir

- Le terme est émis en DSN même si nous n’avons pas réceptionné les 3 flux DSN pour le trimestre : sur votre appel de cotisation, vous trouverez alors un commentaire indiquant que le terme est tronqué et basé sur les déclarations DSN mensuelles que vous nous avez envoyées. Si le montant des 3 mois n’est pas strictement supérieur à 0 €, le terme sera émis en fonction de nos estimations.

- Pour la 1ère déclaration DSN, il est indispensable que nous ayons reçu la déclaration DSN du 1er mois du trimestre, c’est-à-dire, celui du mois de janvier, avril, juillet ou octobre.
 

Pourquoi choisir la Déclaration Sociale Nominative (DSN) ?

La DSN vous permet, chaque mois, de nous transmettre les sorties des salariés ou adhérents à un/des contrat(s) collectif(s) santé et/ou prévoyance complémentaire, en précisant les données relatives aux adhérents et aux cotisations (assiette, taux, montant) nécessaires à la gestion des contrats. La DSN vous évite ainsi de compléter le bordereau papier d’appel de cotisations et de calculer les montants dus.

Pour plus d’information concernant la DSN, rendez-vous dans votre foire aux questions présente dans votre Espace Client MySwissLife ou rendez-vous sur notre site swisslife.fr

  • L'entreprise n'utilise pas la DSN :

    Les cotisations sont calculées en fonction de l’effectif connu au moment de l'émission de l'appel de cotisations, prenant en compte les ayants droit dont l’adhésion est obligatoire. Si vous avez choisi le paiement « Unique », les cotisations des ayants droit à adhésion facultative ainsi que les éventuelles options choisies seront également prises en compte.
    Notre émission de terme s’effectue 1 seule fois par trimestre civil. Il a lieu le 1er week-end du dernier mois de ce trimestre. Une différence peut apparaître s’il y a eu du mouvement de la masse salariale au cours de ce mois.

    Chez Swiss Life, un ajustement annuel des cotisations est envoyé au cours du 1er semestre pour l’exercice N-1.
DSN2
DSN2

Pour vos salariés

Les contrats santé sont modulables, les salariés ont la possibilité de choisir des options facultatives. L’adhésion de leurs ayants droit peut être facultative ou obligatoire. Selon le type de paiement choisi, les cotisations sont prélevées sur le salaire de l’adhérent, ou sur son compte bancaire.
 
Les cotisations de vos salariés sont émises mensuellement, tous les 15 du mois. Ce sont également des cotisations à termes échus. Ils ont la possibilité de choisir leur date de prélèvement, le 26 du mois de l’émission, le 5 ou le 10 du mois suivant.
 

 

DSN3
DSN3

Que se passe-t-il lorsqu’un salarié sort de vos effectifs ?

Prenons un exemple concret :

Pour vous, chef d’entreprise, selon que vous utilisiez ou non la DSN, et selon la date à laquelle nous sommes prévenus de la radiation du salarié, plusieurs cas peuvent se présenter :

  • L’émission du terme tient compte du salarié dans le calcul des cotisations pour tout le trimestre.
  • L’émission du terme tient compte du salarié dans le calcul des cotisations au prorata de son temps de présence.
    Un ajustement annuel sera effectué au cours du 1er semestre pour l’exercice N-1.

Pour votre salarié concerné, s’il paie les cotisations de sa part facultative directement à Swiss Life, deux cas peuvent se présenter, soit :

  • nous avons été prévenus de sa sortie des effectifs avant l’émission du terme, dans ce cas, ses cotisations seront calculées au prorata de la période de couverture concernée sur le mois.
  • nous avons été prévenus de sa sortie des effectifs après l’émission du terme, dans ce cas, le salarié sera prélevé de la totalité de ses cotisations. Un mois après le dernier prélèvement, nous procèderons au remboursement du trop-perçu.

Le saviez-vous ?

Qui fait la démarche pour ajouter ou retirer un ayant droit ?

C’est à vous, chef d’entreprise, de faire la demande auprès de Swiss Life d’ajout ou de retrait des ayants droit de vos salarié(e)s dans les 2 cas suivants :

  • les ayants droit sont couverts à titre obligatoire par le contrat ;
  • les ayants droit sont couverts à titre facultatif par le contrat mais le paiement de la prime est dit « unique » : dans ce cas, c’est l’entreprise qui paie la cotisation dans sa totalité et qui la répercute ensuite (en fonction de ses choix dans l’acte de mise en place du contrat) sur la feuille de paie de ses salarié(e)s.

En revanche, c’est à vos salariés de nous en faire la demande lorsque les ayants droit sont couverts à titre facultatif et que le paiement de la prime est dit « mixte », c’est-à-dire qu’ils règlent directement leurs cotisations auprès de Swiss Life.
Pour faciliter leurs démarches, ils peuvent nous en faire la demande directement depuis leur Espace Client MySwissLife via le formulaire de contact dédié.

Vous avez des questions complémentaires sur ce sujet ou sur votre contrat santé de façon plus générale ? Votre conseiller Swiss Life pourra y répondre : contactez-le !

Article à caractère informatif. Données non-contractuelles.