Ethique et conformité

Dans le cadre du respect des principes éthiques et des règles déontologiques auxquels elle est particulièrement attachée, Swiss Life France s’engage à la sensibilisation, la formation et l’accompagnement de ses collaborateurs pour développer des comportements éthiques dans leurs activités professionnelles au quotidien. L’ensemble des valeurs qui guide le comportement de chacun est inscrit dans le Code de Conduite Swiss Life. Ce code rappelle les règles de comportements, notamment en matière d’intégrité, de confidentialité, de protection des données et de relation avec la clientèle.

1. Qu’est-ce qu’un dispositif d’alerte ?
Afin de lutter contre des situations, comportements et/ou actes, inappropriés ou non conformes à notre code de conduite, aux lois et règlements nationaux et internationaux, le dispositif d’alerte permet de les signaler aux référents désignés par Swiss Life France, afin d’y remédier ou y mettre fin.

2. Qui est concerné par ce dispositif ?
Le dispositif d’alerte est destiné aux personnes listées ci-dessous qui ont eu personnellement connaissance de faits inappropriés ou non conformes et qui agissent de manière désintéressée et de bonne foi. En cas de cumul des trois conditions susmentionnées, les personnes suivantes peuvent alors être considérées lanceurs d’alertes au sens de la loi dite Sapin 2 :

• Tous les collaborateurs de Swiss Life France : internes, externes, permanents ou temporaires de différents fonctions, directions, pays, etc.
• Toutes les parties prenantes externes de Swiss Life France : clients, délégataires, prestataires, fournisseurs, sous-traitants, intermédiaires, etc.

3. Quels types d’actes ou de comportements peut-on signaler ?
Les actes pouvant être déclarés par le présent dispositif sont :

• Tout manquement au code de conduite de Swiss Life France, formellement identifié dans celui-ci comme pouvant faire l’objet d’une alerte au sens de la loi dite « Sapin 2 ».
• Tout crime ou délit.
• Toute violation grave et manifeste d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France.
• Toute menace ou préjudice grave pour l’intérêt général.

Les alertes peuvent notamment concerner les manquements relevant des domaines suivants :

• Atteinte à l’intégrité, aux droits et libertés fondamentales des personnes.
• Harcèlement, discrimination, etc.
• Protection des données personnelles.
• Fraude.
• Démarchage illicite.
• Corruption.
  
• Sanctions internationales et embargos.
• Pratiques anti-concurrentielles, divulgation du secret professionnel, des informations stratégiques et strictement confidentielles pourront compromettre les intérêts de Swiss Life France.
• Tous crimes et délits.
• Etc.

4. Comment émettre une alerte ?
Pour les parties prenantes externes de Swiss Life France :

• Elles peuvent émettre une alerte à tout moment en la transmettant à l’adresse électronique suivante : alerte.externe@swisslife.fr

Pour les collaborateurs de Swiss Life France disposant d’une adresse électronique interne :

• Il est possible d’émettre un signalement à tout moment au travers de la transmission de l’alerte à l’adresse électronique suivante : alerte.interne@swisslife.fr

5. Quelles sont les informations qu’une alerte doit contenir ?
L’alerte doit être décrite de façon claire en incluant, dans la mesure du possible, tout information ou document qui s’avère utile à son traitement.

• L’émetteur d’alerte* : identité, fonction, coordonnées.
• Personnes faisant l’objet de l’alerte (victimes, témoins, auteur du manquement, etc.) : identité, fonction, coordonnées.
• Faits signalés : évènements, date, fréquence de survenance, lieu, rapport avec les activités de Swiss Life France, etc.

(*) L’alerte peut être effectuée de manière anonyme, en revanche, son auteur ne pourra bénéficier des mesures de protection garanties par ce dispositif. De plus, une alerte anonyme n’est recevable que si le signalement est suffisamment détaillé dans le sens où il permet d’apprécier la gravité des faits en question. Considérant les contraintes entourant les alertes anonymes, Swiss Life France n’encourage pas ce type de signalement pour une meilleure protection de ses émetteurs et une meilleure exploitation des alertes.

6. L’alerte est-elle confidentielle ?
Les signalements, de même que les informations concernant les personnes mises en cause ou à l’origine des signalements, reçus via les adresses mails indiqués ci-dessus seront traités de manière confidentielle et avec la plus grande discrétion.

Swiss Life France s’engage à respecter la confidentialité :

• de l’identité du lanceur d’alerte,
• de l’identité des personnes visées par l’alerte,
• de l’ensemble des informations et des documents transmis dans le cadre de l’alerte le cas échéant.

A noter que la confidentialité ne peut être opposable aux autorités judiciaires ou aux régulateurs.

7. Le lanceur d’alerte est-il protégé ?
Aucune mesure de représailles, d’ordre pénal ou disciplinaire, liée à l’alerte, ne pourra être engagée à l’encontre d’une personne ayant eu recours au présent dispositif de recueil des signalement mis en œuvre par Swiss Life France. Si le lanceur d’alerte estime faire l’objet de mesures de représailles, il devra immédiatement l’indiquer via l’utilisation de l’une des adresses électroniques mentionnées ci-dessus ou à la personne ayant pris contact avec lui dans le cadre du traitement de son alerte.

Enfin, en cas d’utilisation abusive ou inappropriée de ce dispositif, l’auteur d’alerte peut s’exposer à des sanctions disciplinaires ou à des poursuites judiciaires, par Swiss Life France ou par la personne mise en cause par l’alerte.

8. Qui peut avoir connaissance des informations transmises dans l’alerte ?
Le recueil des signalements est assuré par une cellule habilitée, composée de référents ayant les compétences, l’autorité et les moyens suffisants à l’exercice de leurs fonctions, sous le strict respect de la confidentialité des informations et documents transmis.
En revanche, et si nécessaire, il est possible que les faits signalés fassent l’objet de communication auprès d’autres services compétents du groupe Swiss Life ou auprès de tiers habilités à investiguer ce type de cas. Le cas échéant, seules les informations nécessaires et pertinentes sont communiquées pour la vérification et l’appréciation des faits signalés.

9. Comment les alertes sont-elles traitées ?
Suite à la réception de l’alerte par la cellule habilitée, les étapes principales de traitement sont les suivantes :

• Etape 1 : envoi d’un accusé de réception au lanceur d’alerte et information sur la recevabilité ou non de celle-ci. En cas de nécessité d’obtention d’informations complémentaires ou de délai supplémentaire pour statuer si l’alerte est recevable ou pas, la cellule habilitée informe l’émetteur d’alerte.
• Etape 2 : traitement de l’alerte, si jugée recevable par les personnes habilitées.
• Etape 3 : information du lanceur d’alerte et des personnes ayant fait l’objet de l’alerte ou mise en cause par celle-ci, et de la suite qui a été donnée.

10. Vos données à caractère personnel sont protégées
Les données personnelles collectées sont traitées et conservées conformément au :

• Règlement Européen sur la Protection des Données (RGPD).
• La loi informatique et libertés.
• Référentiel relatif aux dispositifs d’alertes professionnelles adopté par la CNIL.
  
  

Swiss Life France met en œuvre un dispositif de recueil et de gestion des alertes professionnelles nécessitant le traitement de données personnelles conformément aux obligations légales lui incombant.

Les données traitées dans ce cadre sont uniquement destinées aux personnes habilitées à intervenir dans l’instruction de ces alertes mentionnées à la section 8.

Ces données sont conservées pour des durées limitées :

• Les alertes n’entrant pas dans le champ du dispositif seront détruites sans délai.
• Les alertes sans suite seront conservées pour une durée maximum de 2 mois à compter de la clôture des opérations de vérification.
• En cas de procédure disciplinaire ou contentieuse, les données pourront être conservées jusqu’au terme de la procédure, et jusqu’à expiration des délais de prescription légaux.
• Des données pourront être archivées pour une durée maximum de 10 ans en cas de nécessité, et notamment pour répondre à des obligations fiscales, sociales ou comptables.

Toute personne dispose de droits sur ses données : droits d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition ou de limitation.

Ces droits peuvent s’exercer en contactant le Délégué à la Protection des Données de Swiss Life France par email à dposwisslife@swisslife.fr ou par courrier postal à : Direction Gouvernance et Qualité des Données - 7 rue Belgrand – 92300 Levallois Perret.
En cas de réclamation, vous pouvez également choisir de saisir la CNIL. Nous vous encourageons à contacter le Délégué à la Protection des Données pour toute problématique relative à vos données personnelles.