Dans le cadre des relations professionnelles entre Swiss Life et ses prestataires, professionnels plus globalement interlocuteurs, Swiss Life peut être amené à leur mettre à disposition un espace de partage documentaire (SharePoint, espaces collaboratifs, plateforme d’échange sécurisée) afin de faciliter les échanges et la collaboration. Ce partage vise également à éviter de partager des données / documents par mail, garantissant ainsi une meilleure confidentialité et sécurité.
La présente Charte a donc pour objet de rappeler les conditions d’accès, de partage et d’utilisation des données et documents mis à disposition dans cet espace.Il est précisé que l’accès à l’espace de partage vaut acceptation pleine et entière de la présente Charte.
Article1 – Cadre contractuel
La mise à disposition et l’utilisation des données partagées dans l’espace documentaire s’inscrivent dans le cadre défini par les relations contractuelles existantes entre Swiss Life et ses prestataires, partenaires ou interlocuteurs.
Chaque utilisateur s’engage ainsi à respecter :
- Les clauses du contrat / de la convention liant les Parties ;
- Les obligations légales et réglementaires applicables ;
- Les règles internes de Swiss Life, notamment en matière de confidentialité et de sécurité.
Article 2 – Secret professionnel - Confidentialité
Swiss Life et ses prestataires, partenaires ou interlocuteurs s’engagent à respecter la confidentialité telle que définies dans le cadre des accords les liant.
Par ailleurs, Swiss Life est tenu au secret professionnel et s’engage au respect de la confidentialité des informations contenues dans les documents partagés.
Il est précisé que dans le cadre de la transmission de pièces notamment médicales, Swiss Life s’engage à respecter la confidentialité des données médicales conformément à la réglementation en vigueur notamment à la convention AERAS. Swiss Life pourra demander des engagements renforcés à ce titre à ses prestataires.
Ces obligations sont réciproques, et doivent être appliquées par les deux parties.
Article 3 – Sécurité
Les Parties accordent une attention particulière à la sécurité et à la confidentialité des données échangées dans le cadre des présentes. À ce titre, elles s’engagent à mettre en œuvre et à maintenir des mesures de protection conformes, incluant notamment des procédés de sécurisation, de chiffrement et d’authentification conçus pour garantir l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données lors de leur transmission ou de leur traitement.
Chaque Partie veille à ce que ses propres outils, systèmes et solutions utilisés pour transmettre ou recevoir des données présentent un niveau de sécurité approprié, et à ce que les bonnes pratiques en matière de cybersécurité soient respectées afin d’éviter tout accès ou traitement non autorisé.
L’utilisateur est seul responsable :
- De l’usage de son identité externe (compte professionnel, compte Microsoft ou fournisseur d’identité fédéré),
- Du maintien de la confidentialité de ses facteurs d’authentification (mot de passe, codes MFA, appareils d’authentification),
- De la sécurité des terminaux utilisés pour accéder aux ressources (poste personnel ou professionnel).
Toute action réalisée via son compte invité est présumée effectuée par l’utilisateur lui-même.Swiss Life France décline toute responsabilité en cas d’accès résultant d’une compromission du compte invité hors de son périmètre de contrôle.
L’utilisateur a l’obligation de :
- Signaler sans délai toute suspicion de compromission de son compte,
- Informer l’entreprise de toute perte, vol ou usage frauduleux de ses moyens d’authentification,
- Coopérer en cas d’investigation.
Swiss Life prend toutes les mesures nécessaires de sécurité organisationnelles et techniques requises pour protéger les données contre la destruction accidentelle ou non autorisée, la perte accidentelle ainsi que la modification, l'accès et tout autre traitement non autorisé par les présentes conditions générales. Ces mesures seront adaptées par Swiss Life afin de continuellement assurer un niveau de protection adéquat.
Article 4 – Protection des données à caractère personnel
Swiss Life, est amené à traiter les données à caractère personnel des personnes autorisées par ses prestataires, partenaires ou interlocuteurs, pour les besoins de la fourniture du Service.Swiss Life ne pourra en aucun cas être tenue responsable des documents et/ou fichiers déposés par ses prestataires, partenaires ou interlocuteurs, ni de ceux déposés par des personnes non autorisées agissant en leur nom. Il leur appartient de s’assurer que seules les personnes dûment habilitées sont autorisées à intervenir pour leur compte.
Données et durée de conservation
Les données concernées par le traitement et leur durée de conservation sont précisées ci-après :
| Personnes concernées | Catégories de données personnelles | Durée de conservation |
| Tout utilisateur autorisé par le partenaire de Swiss Life | Adresse IP, logs | 12 mois glissant |
Il est précisé que les documents, fichiers mis à disposition doivent faire l’objet d’une suppression telle que définie par les parties en fonction de leurs besoins avant le dépôt desdits documents et/ou fichiers.
Destinataires
Les données personnelles sont destinées dans la limite de leurs attributions aux collaborateurs en charge des relations et de la gestion des contrats avec les prestataires, partenaires ou interlocuteurs ou à des tiers dans les cas prévus exclusivement par la loi.
Swiss Life s’engage à n’opérer aucune commercialisation des informations et documents transmis au moyen du Service.
Sécurité
Swiss Life détermine et met en œuvre les moyens nécessaires à la protection des données à caractère personnel pour éviter tout accès par un tiers non autorisé et prévenir toute perte, altération ou divulgation de données tel que défini à l’article 3. Swiss Life définit notamment des règles d’accès et de confidentialité applicables aux données personnelles traitées, et seules les personnes dûment habilitées peuvent accéder aux seules informations nécessaires à leur activité. Par ailleurs, nous exigeons contractuellement de nos partenaires ou sous-traitants qu’ils présentent des garanties appropriées pour assurer la protection et la confidentialité des données personnelles.
En cas de violation de données à caractère personnel, Swiss Life s’engage à les notifier à la CNIL, tel que prévu par la règlementation sur la protection des données à caractère personnel.En cas de risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, nous les informerions dans les meilleurs délais et dans les conditions prévues par la règlementation.
Exercice des droits
Les prestataires, partenaires ou interlocuteurs disposent d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement, de limitation du traitement de ses données, d’un droit d’opposition pour des motifs légitimes au traitement de ses données, d’un droit à la portabilité de ses données et du droit de décider du sort de vos données post mortem.
Ces droits peuvent être exercés, par courrier : DPO Swiss Life : 1 Rue Bellini, 92800 Puteaux - ou par mail à : dposwisslife@swisslife.fr.
Vous pouvez également, en cas de réclamation, choisir de contacter la CNIL (3 Place de Fontenoy – 75334 Paris Cédex 07) ou en ligne à https://www.cnil.fr.
Article 5 – Propriété intellectuelle
Les règles relatives à la propriété intellectuelle sont décrites dans le cadre des accords liant Swiss Life à ses prestataires, partenaires ou interlocuteurs.
Il est rappelé que les données, documents, informations, supports, bases de données, contenus et éléments mis à disposition dans le cadre de la présente charte demeurent la propriété exclusive de Swiss Life ou, le cas échéant, de leurs auteurs ou titulaires de droits.
La mise à disposition des documents, données, supports ne saurait être interprétée comme un transfert de droits de propriété intellectuelle. Elle confère uniquement aux utilisateurs un droit d’usage interne, personnel, non exclusif et non transférable, strictement limité aux besoins professionnels liés à leurs missions.
Sauf autorisation préalable écrite de Swiss Life, les utilisateurs s’engagent à ne pas :
- reproduire, modifier, adapter ou transformer les données, documents en dehors des nécessités professionnelles autorisées ;
- diffuser, transmettre ou rendre accessibles les documents, supports, données à des tiers non autorisés ;
- exploiter les documents, supports, données à des fins personnelles ou commerciales extérieures à l’entreprise ;
- supprimer ou altérer les mentions de propriété, de confidentialité ou de droits d’auteur.
Lorsque les documents, supports, données intègrent des contenus appartenant à des tiers, les utilisateurs s’engagent à respecter les droits de propriété intellectuelle applicables ainsi que les conditions d’utilisation associées.
Toute utilisation non conforme est susceptible d’engager la responsabilité disciplinaire, civile et/ou pénale de l’utilisateur, conformément à la réglementation en vigueur et aux dispositions contractuelles liant les Parties. figurant dans les mentions légales du site.
Article 6 – Durée de mise à disposition
Les documents sont mis à disposition pendant la durée strictement nécessaire aux échanges entre Swiss Life et ses interlocuteurs dans le cadre des missions, projets ou prestations concernés.
Swiss Life se réserve la possibilité de limiter ou de suspendre l’accès à tout moment, notamment pour des raisons de sécurité ou de conformité.
Article 7 – Responsabilité
Les principes de responsabilité sont ceux définis dans les accords liant Swiss Life à ses prestataires, partenaires ou interlocuteurs.
En toute hypothèse, Swiss Life ne pourra être tenue responsable de dommages indirects qui pourraient résulter de l'utilisation du service. Les dommages indirects sont ceux qui ne résultent pas exclusivement et directement d'une défaillance du site et/ou du service imputable à Swiss Life.
Swiss Life s’engage à maintenir un accès continu à l’espace de partage dans la mesure du possible.
Swiss Life s’engage à rétablir les accès dans les meilleurs délais en cas d’incident.
Article 8 – Fin de mise à disposition
À la fin de la mission, de la relation contractuelle ou à la demande de Swiss Life :
- Les accès peuvent être immédiatement suspendus ;
- Les données doivent être supprimées, restituées ou archivées selon les instructions de Swiss Life ;
- Aucune copie, archive personnelle ou export ne doit être conservée par l’utilisateur sans autorisation expresse.