DSN : transmission du bulletin individuel d’affiliation

Remplir un bulletin individuel d’affiliation demande de fournir des informations précises pour que l’assuré soit correctement enregistré auprès de l’organisme de protection sociale ou de retraite complémentaire. Les étapes clés sont les suivantes :

1. Renseignements personnels : nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse, numéro de sécurité sociale.
2. Statut professionnel : salarié ou travailleur indépendant, catégorie professionnelle, date d’entrée dans l’entreprise ou début d’activité.
3. Informations sur l’employeur : raison sociale, adresse, numéro SIRET, secteur d’activité.
4. Cotisations et régime choisi : préciser le type de couverture, le niveau de garanties, les options éventuelles (retraite complémentaire, prévoyance).
5. Signature : l’assuré et, le cas échéant, l’employeur doivent signer le bulletin pour valider l’affiliation.

Une fois rempli et transmis à l’organisme compétent, le bulletin permet d’ouvrir les droits à couverture sociale ou retraite complémentaire et de calculer correctement les cotisations. Il est conseillé de conserver une copie pour vos archives.
 

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) et le bulletin individuel d’affiliation sont deux outils complémentaires pour la gestion des droits sociaux des salariés.

Le bulletin individuel d’affiliation est traditionnellement le document permettant d’inscrire un salarié à un régime de protection sociale ou de retraite complémentaire, en détaillant ses informations personnelles, son statut, son employeur et le régime choisi.

Depuis la généralisation de la DSN, la plupart de ces informations sont transmises automatiquement chaque mois à l’administration et aux organismes sociaux via cette déclaration dématérialisée. La DSN reprend ainsi les données contenues dans le bulletin individuel et assure leur mise à jour continue, simplifiant les démarches administratives et garantissant une meilleure fiabilité des droits sociaux.

En pratique, le bulletin individuel d’affiliation sert encore à initialiser l’affiliation auprès des organismes, tandis que la DSN permet de mettre à jour et de déclarer régulièrement les cotisations et changements de situation.

Pour les contrats SLPE+ et les contrats sur mesure⁽¹⁾

Depuis le 1er janvier 2023, l’affiliation des salariés est enregistrée automatiquement via la DSN, dès lors qu’une cotisation est déclarée.

Pour les autres contrats collectifs standard

Un bulletin individuel d’affiliation (BIA) doit nous être adressé dans les 30 jours qui suivent la date d’embauche du salarié, afin que cette date soit retenue comme date d’effet de l’affiliation.

Retrouvez toutes les informations utiles et pratiques sur le fonctionnement de la DSN chez Swiss Life : cliquez ici pour télécharger le mode d’emploi.

Depuis 2017, la DSN remplace toutes vos autres déclarations sociales et est obligatoire avec les organismes sociaux (Pôle emploi, URSSAF, caisse de retraite, assurance maladie, etc.). La DSN est une transmission unique, dématérialisée et mensuelle des données sociales. Vous, ou votre tiers déclarant (comptable / expert-comptable), envoyez des flux à travers vos logiciels de paie ou via votre portail de déclaration (sur net-entreprise.fr, msa.fr ou jedeclare.com).

Les avantages de la DSN sont nombreux :

• Vos cotisations seront calculées au plus juste ;
• La gestion de votre contrat sera simplifiée ;
• Pour vos contrats prévoyance, si les flux mensuels DSN sont transmis pour la totalité de l'année écoulée (de janvier à décembre), vous ne recevrez pas de Déclaration Annuelle des Salaires (DAS) papier à nous retourner complétée et signée. Les salaires transmis lors des envois mensuels de DSN seront retenus électroniquement.

Note 

(1) Hors contrats court (entrée et sortie sur le même mois civil – exemple : du 1er au 31 janvier ou du 15 au 31 juillet).