Les frais professionnels engagés par le salarié dans le cadre de son activité professionnels lui sont remboursés par l’employeur. Ces sommes ne constituent pas un revenu d’activité, et sont donc exclues de l’assiette de la CSG et de la CRDS, et de l’assiette des cotisations de Sécurité sociale. Décryptage.

L’employeur a le choix soit :

  • D’opter pour le remboursement des dépenses réelles ou la prise en charge directe des frais inhérent à l’employeur du travailleur salarié ou assimilé ;
  • D’opter pour le versement d’allocations ou d’indemnités forfaitaires.

En cas de remboursement sous forme d’allocations forfaitaires, il est plus difficile d’apporter la preuve de l’utilisation des indemnités conformément à leur objet, puisque l’employeur ne recueille pas de pièces justificatives. L’arrêté du 20 décembre 2002 prévoit donc, par mesure de simplification, des limites d’exonération sans justification pour différentes allocations. Ainsi, les allocations forfaitaires dont le montant est inférieur ou égal au montant fixé par l’arrêté sont exclues de plein droit et en totalité de l’assiette des cotisations (à condition bien entendu que les circonstances de fait correspondent à celles prévues par la règlementation).
Ces limites ont été revalorisées de 4 % à compter du 1er septembre 2022, par un arrêté publié au Journal officiel du 1er novembre.

Frais professionnels : indemnités forfaitaires repas

Les indemnités qui entraînent des dépenses supplémentaires de nourriture sont réputées utilisées conformément à leur objet pour la fraction qui n’excède pas les montants suivants :

Nature de l’indemnité Limites d’exonération à compter du 1er septembre 2022
Frais de repas engagés par les salariés en situation de déplacement  
Salarié contraint de prendre son repas au restaurant 20,20 €
Salariés non contraint de prendre son repas au restaurant (indemnité de collation hors des locaux de l’entreprise ou sur chantier) 9,90 €
Indemnité de restauration sur le lieu de travail  
Salarié contraint de prendre un repas sur son lieu de travail en raison de conditions particulières d’organisation ou d’horaires de travail (travail en équipe, travail posté, travail continu, travail de nuit ou en horaire décalé) 7,10 €

Indemnités forfaitaires de grand déplacement

Le grand déplacement est caractérisé par l’impossibilité pour un salarié de regagner son domicile chaque jour du fait de ses conditions de travail. Cet empêchement est caractérisé dans deux conditions sont simultanément réunies :

  • La distance lieu de résidence/travail est supérieure ou égale à 50 km (trajet aller ou retour)
  • Les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 (trajet aller ou retour).

À noter qu’avant la parution de l’arrêté du 24 octobre 2022, la distance ou le temps de transport en commun valait pour le seul trajet aller. À la faveur de l’arrêté, les mots « trajet aller » ont été remplacés dans les deux occurrences par les mots « trajet aller ou retour ».

Les frais engagés par le salarié pour le logement et le petit déjeuner sont désormais exonérés de cotisations sociales dans les limites suivantes :

  • À Paris et les départements limitrophes (le 92, 93 et 94) : 69,50 €
  • Dans les autres départements : 51,60 €

Frais engagés en télétravail

En principe, les frais engagés par le salarié en situation de télétravail sont considérés comme des frais professionnels sous réserve que les remboursements effectués par l’employeur soient justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salariées.

Trois catégories de frais peuvent être identifiées :

  • Les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d'un local privé pour un usage professionnel ;
  • Les frais liés à l'adaptation d'un local spécifique ;
  • Les frais de matériel informatique, de connexion et de fournitures diverses.

L’employeur peut aussi opter pour un remboursement forfaitaire des frais supportés au titre de la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel et des frais de matériel informatique, de connexion et de fourniture diverses. Dans ces deux cas, il peut déduire de l’assiette des cotisations et contributions sociales ces indemnités forfaitaires dans la limite de 10 € par journée de travail hebdomadaire, ou de 2,50 € par jour de télétravail, dans la limite de 55 € par mois.
Cette déduction forfaitaire avait été officialisée au sein du BOSS dès avril 2021. L’arrêté vient simplement mettre en cohérence l’arrêté du 20 décembre 2002 sur ce point.

NTIC : frais liés à l’utilisation professionnelle par le salarié de ses propres outils

Le BOSS avait ouvert cette possibilité dès avril 2021, l’arrêté d’octobre 2022 l’officialise en modifiant l’arrêté du 20 décembre 2022 : les frais professionnels engagés par le salarié pour l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) qu’il possède peuvent être évalués forfaitairement, sur la base d’une allocation qui ne peut excéder 50 € par mois.

Mobilité professionnelle

Les frais engagés par le salarié dans le cadre d’une mobilité professionnelle sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à l’emploi. La mobilité professionnelle suppose un changement de lieu de résidence lié à un changement de poste de travail dans un autre lieu, qui doit être au moins éloigné de 50 km et entraîne un temps de trajet aller ou retour au moins égal à 1h30.

Depuis le 1er septembre 2022, l’employeur est autorisé à déduire de l’assiette des cotisations sociales les indemnités dans les limites suivantes :

  • Les indemnités destinées à compenser les dépenses d'hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture, dans l'attente d'un logement définitif : elles sont réputées utilisées conformément à l'objet pour la partie qui n'excède pas 77,20 € par jour pour une durée ne pouvant dépasser 9 mois ;
  • Les indemnités destinées à compenser les dépenses inhérentes à l'installation dans le nouveau logement : elles sont réputées utilisées conformément à l'objet pour la partie n'excédant pas 1 547,20 €, majorés de 129 € par enfant à charge dans la limite de 1 933,90 €.

 

Source Prévissima - Novembre 2022