Une grande vigilance doit être portée au formalisme et à sa conformité c’est-à-dire aux respects des règles qui encadrent les modalités de mise en place par l’entreprise de son régime de prévoyance ou de frais de santé. Un des points fondamentaux est de veiller à ce que l’acte de mise en place du régime soit ainsi toujours conforme à la réglementation, à la convention1 applicable à l’entreprise, et en conséquence d’adapter le contrat d’assurance aux évolutions du régime d’entreprise.

Souscrire à un contrat de prévoyance ou de santé complémentaires pour ses salariés n’est pas suffisant pour certifier leur caractère « collectif et obligatoire » et ouvrir droit aux exonérations fiscales pour le salarié et sociales pour l’employeur.

Un formalisme strict dans la mise en place  du régime de  prévoyance et/ou santé

Toute mise en place d’un   régime  collectif au sein d’une entreprise doit en effet être formalisée par un acte juridique matérialisant  l’engagement de l’entreprise  au profit de ses salariés. Trois choix2 s’offrent au dirigeant :

  • un accord collectif ayant fait préalablement l'objet d'une négociation collective   conformément à la réglementation en vigueur , un accord d'entreprise ou un accord d'établissement,
  • un référendum au sein de l’entreprise ou de l’établissement à la majorité des inscrits,
  • une décision unilatérale de l’employeur (DUE) constatée par un écrit remis à chaque salarié.

Attention, les  ordonnances  Macron2 du 22 septembre 2017 redéfinissent l’articulation entre les accords  de branche et les accords  d’entreprise. En attendant que l’entreprise engage une négociation relative à un accord d’entreprise en santé/ prévoyance conformément aux ordonnances Macron, rappelons que  cette dernière doit dans cet intervalle, préalablement vérifier si la convention collective qui lui est applicable prévoit des dispositions spécifiques sur la couverture santé et prévoyance des salariés de son secteur d’activité. Dans l’affirmative, l’employeur devra obligatoirement veiller au respect des dispositions conventionnelles de branche qui ont été prévues. Cela implique pour l’entreprise de veiller à toute éventuelle modification de la convention collective applicable et d’engager obligatoirement les démarches de mise en conformité de son régime

Les petites entreprises privilégient le plus souvent la DUE qui permet à l’employeur de choisir lui-même les prestations du contrat et d’instaurer le régime par le biais d’un acte juridique dont chaque salarié doit être informé par écrit  moyennant une durée de préavis  suffisante conformément à la jurisprudence. Le respect de ces règles de mise en place est fondamental car c’est sur celui-ci que les Urssaf fondent leur contrôle.

Si votre régime santé prévoyance évolue

Votre régime peut évoluer dans le temps, que ce soit pour s’adapter à toute éventuelle modification de la convention collective applicable, mieux répondre aux attentes de vos salariés, à vos exigences ou encore pour satisfaire aux critères responsables que doivent remplir les contrats collectifs santé au 1er janvier 2018. Quel qu’en soit le motif, il est essentiel de veiller dans le même temps à la conformité de l’acte juridique et de le modifier le cas échéant   afin de veiller   à  l’adéquation  entre ces dispositions et dans les mêmes termes que celles de votre nouveau contrat  collectif. En cas de modification de votre régime, le même formalisme que celui de sa mise en place s’applique.

 Enfin, pensez à vérifier la présence et la conservation de cet acte fondateur, y compris ses modifications, ce qui implique une certaine rigueur dans l’archivage. Il sera un élément déterminant d’analyse du régime en cas de contrôle Urssaf : le chef d’entreprise doit en effet être en capacité de prouver qu’il a correctement informé ses salariés de la mise en place du régime de protection (DUE formalisée, gestion des dispenses, preuve de la notification et réception par les salariés de la DUE et du descriptif des garanties prévues au contrat d’assurance qui lui est annexé à la DUE).

 

Bon à savoir  

En vertu de l’ordonnance Macron relative  au  renforcement de la négociation collective il est interdit  à l’entreprise de mettre en place une DUE (décision unilatérale) si une négociation collective est en cours sur les thèmes concernés.

Les ordonnances Macron prévoient pour les petites entreprises dont l’effectif est de moins de 11 salaries  et dans celles de 11 à 20 salariés sans élus, que l’employeur puisse :

  • proposer à son personnel un projet d’accord portant sur l’ensemble des thèmes ouverts à la négociation collective, et ce y  compris la sante/ prévoyance,
  • le projet d’accord doit être communiqué à chaque salarié,
  • la consultation doit être organisée à l’issue d’un délai minimum de 15 jours à compter de la dite communication
  • le projet d’accord doit  être ratifié à la majorité des 2/3 du personne.

Un décret en Conseil d’Etat précisera notamment les modalités d’organisation de la consultation, les modalités éventuelle de révision.

 

(1) Les ordonnances Macron du 22 septembre 2017 qui redéfinissent l’articulation entre les accords  de branche et les accords  d’entreprise feront l’objet d’un article d’une prochaine enewsletter.

(2 )L’ article  L 911-1 du Code de la sécurité sociale édicte que : A moins qu'elles ne soient instituées par des dispositions législatives ou réglementaires, les garanties collectives dont bénéficient les salariés, anciens salariés et ayants droit en complément de celles qui résultent de l'organisation de la sécurité sociale sont déterminées soit par voie de conventions ou d'accords collectifs, soit à la suite de la ratification à la majorité des intéressés d'un projet d'accord proposé par le chef d'entreprise, soit par une décision unilatérale du chef d'entreprise constatée dans un écrit remis par celui-ci à chaque intéressé